Si vous organisez un ou plusieurs spectacles, et que ce n’est pas votre activité principale, vous êtes alors organisateur occasionnel de spectacle vivant. Par exemple, votre structure peut être une collectivité, un bar, un magasin, une association, un particulier ou tout autre organisme dont le code APE ne concerne pas la diffusion ou la production de spectacle.

Si vous organisez plus de six spectacles dans l'année civile, une licence de spectacle est obligatoire, et vous êtes toujours organisateur occasionnel car ce n’est pas votre activité principale.

Il existe trois licences de spectacle, toutes gratuites et délivrées par la DRAC.

La licence 1 concerne l’exploitation d’un lieu, la licence 2 concerne la production d’un spectacle et la licence 3 concerne la diffusion d’un spectacle.

Pour employer des artistes et des techniciens du spectacle vivant, il faut s’inscrire gratuitement au GUSO, qui est un dispositif de simplification administrative. C’est finalement une sorte de « chèque emploi service » pour les artistes et techniciens.

Pour s’inscrire, il faut renseigner un numéro de siret et un code d’activité NAF, délivrés par l’INSEE. L’inscription est également possible pour les particuliers employeurs, il faut alors renseigner son numéro de sécurité sociale.

L’employeur devra, pour chaque salarié artiste ou technicien :

- saisir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), au plus tard 2 heures avant le spectacle ;

- saisir une déclaration unique simplifiée (DUS), qui vaut également contrat de travail.

Le règlement des cotisations doit être effectué au GUSO par l'employeur, au plus tard dans les quinze jours suivant le spectacle. Il réglera directement leur salaire net aux artistes et techniciens.

Le droit du travail prévoit qu’une convention collective s’applique à tous les salariés d’une entreprise dont celle-ci relève. Dans notre cas, on choisira comme texte de référence :

- la CCNEAC: Convention collective nationale des entreprises artistiques et culturelles, pour le secteur public ;

- la CCNESPSV (annexe II): Convention collective nationale des entreprises du secteur privé du spectacle vivant pour le secteur privé : associations, bars, restaurants, commerces, etc. 

Un groupe ou une compagnie peut également facturer la représentation d’un spectacle. Un contrat de cession des droits de représentation est alors établi et la compagnie sera chargée de la rémunération du personnel artistique et technique attaché au spectacle. Elle devra fournir, à la demande de l’organisateur, les déclarations préalables à l’embauche et les certificats d’inscription aux différentes caisses de cotisations sociales.

L’organisateur est dans l’obligation de vérifier l’existence de contrats de travail en bonne et due forme pour chaque salarié (artiste et technicien) présent sur le lieu.

L’organisateur est responsable du lieu, de la billetterie, de l’accueil du public et de la promotion de son événement. En dernier recours, il faut avoir en tête qu’il est responsable du respect du droit du travail, qu’il réalise les bulletins de salaire lui-même ou non.

On peut considérer qu’un artiste professionnel perçoit un salaire pour exécuter son spectacle, quelle que soit la profession qu’il pourrait avoir par ailleurs. Un artiste amateur ne tire pas de revenus de la représentation de ses spectacles et peut donc déroger à la présomption de salariat.

Une association d’artistes amateurs peut établir une facture pour vendre un spectacle, fondée sur leurs frais justifiés par des reçus : fournitures, frais de déplacement ou de repas… Par ailleurs, l’organisateur peut régler directement ces frais occasionnés, toujours sur justificatifs. S’il s’agit de frais de déplacement, il faut préciser la date, les lieux de départ et d’arrivée, l’objet du voyage, le nombre de kilomètres parcourus.

Attention : Les remboursements de frais « fictifs » peuvent être qualifiés de rémunération, avec les conséquences sociales et fiscales que cela implique.

La SACEM est une société de gestion des droits d’auteurs. Même en cas de diffusion de musique libre de droit, il convient de déclarer les événements, avec la liste des œuvres diffusées (que les artistes renseignent). La diffusion de musique enregistrée fait aussi l’objet d’un versement de droits d’auteur et leur montant est toujours supportés par les organisateurs. Ils dépendent de la nature de l’événement, et peuvent être forfaitaires dans certains cas.

Il est recommandé de s’adresser à la délégation de Saint-Brieuc ou de sa préfecture pour s’informer du tarif le plus avantageux.

La déclaration de la Sacem est une démarche obligatoire, et l’organisateur peut obtenir une réduction de 20 % en déclarant l’événement par avance.

Il est important de noter que le montant des droits d’auteur est le même si l’organisateur ne fournit pas à la Sacem la liste des œuvres diffusées. Mais les auteurs et compositeurs ne toucheront pas la rémunération qui leur est dûe.

Les collectivités territoriales accompagnent certains projets associatifs. Les dossiers de demande de subvention doivent être déposés en général entre l’automne et l’hiver pour l’année suivante. La DRAC subventionne également certains projets.

Le GIP (groupement d’intérêt publique) Cafés Cultures permet aux cafés, bars et restaurants de salarier des artistes pour l'embauche salariée des artistes et des techniciens. Il est abondé par les collectivités territoriales et le ministère de la Culture, dans le cadre d’un emploi direct (Guso uniquement). Cette aide est versée à l’organisateur du spectacle et prend en charge une partie du coût de la masse salariale. Les formalités sont simples et rapides et peuvent être réalisées tout au long de l’année. Il est toutefois préférable de réaliser les démarches le plus tôt possible.

Elle varie selon le nombre de salarié, elle est calculée sur la base du salaire minimum brut. Elle est plafonnée selon la structure, et le plafond dépend de plusieurs paramètres. Il convient de se renseigner auprès du GIP cafés cultures.

Un tutoriel est disponible à cette adresse.

A partir du 1er juillet 2023, le dispositif est étendu à tous les organisateurs occasionnels (associations, campings, commerces, communes de moins de 3500 habitants, etc).

À titre indicatif, voici un tableau d’estimation de l’aide avec les taux de cotisations en vigueur en 2023.

Remarques :  Sur ce tableau, le terme « musicien » désigne un ou une artiste (musicien, comédien, etc), et à partir de 3 « musiciens », le dispositif est ouvert à l’embauche d’un technicien, on peut donc lire « salarié » au lieu de « musicien ». Le pourcentage de l’aide est de 65 % au-delà de 7 artistes, les modalités de calculs sont les mêmes.